Wanneer vertrek je? Hoe vertrek je? Wie zijn de personen die je bij vertrek altijd aandacht moet geven? Wat is een goed moment om te vertrekken?
Na deze inzichten over vertrekken zul je makkelijker in contact blijven met de nieuw opgedane contacten. Je zult steviger in het geheugen gegrift blijven bij jouw opgedane contacten. Men zal jou sneller weer contacten bij een volgende gelegenheid.
Op de juiste manier de netwerkbijeenkomst verlaten is misschien nog wel belangrijker dan het binnenkomen. Waarom? Omdat je inmiddels bij diverse mensen een indruk hebt achtergelaten. En laten we ervan uit gaan dat dat een goede indruk is. Die goede eerste indruk moet men van jou blijven houden en men moet jou na de bijeenkomst direct kunnen herinneren. Nu je op het punt van vertrekken staat heb je de kans om je nog één keer van je beste kant te laten zien en daarmee de herinnering aan jou extra te versterken. De netwerkbijeenkomst is ten slotte geen doel op zich maar een startpunt voor een mogelijke toekomstige, langdurige zakelijke relatie.
Vertrek altijd rond het eind tijdstip. Ga niet veel te vroeg weg en blijf ook niet hangen. Waarom niet? Als je veel te vroeg vertrekt dan toon je daar weinig respect mee naar de organisatie. De bijeenkomst is weken misschien wel maanden vooraf aangekondigd. Je weet dus al ruim op tijd wanneer en hoelang de bijeenkomst gaat duren. Als je dan meer dan 15 minuten voor de eindtijd al weggaat dan zal dat alleen maar de indruk geven dat je het niet goed vond. Mocht je denken; “Ja maar als ik een afspraak heb waar ik echt naar toe moet.” Bedenk dan even goed wat voor indruk je achterlaat. Je laat de indruk achter dat je niet kunt plannen.
De datum en tijdstippen van de bijeenkomst waren al lang bij jou bekend. Waarom heb je daar dan geen rekening mee gehouden? Je laat dus hoe dan ook een verkeerde indruk achter.
De organisatie steekt er veel energie, tijd en geld in om voor jou een goede netwerkbijeenkomst te organiseren. Het op de juiste tijd vertrekken is een blijk van respect daarvoor.
De goede manier kenmerkt zich door een bepaalde volgorde, korte herhaling van het gesprek en bevestiging van gemaakte afspraken. Wat ik daarmee bedoel zal ik je nu uitleggen.
De volgorde die je gaat hanteren is het tegenovergestelde van die bij binnenkomst. Dus de mensen die je het eerste sprak bij binnenkomst daar neem je als laatste afscheid van. Het gaat hier om de personen waarmee je echt in gesprek bent geweest. Zoals de organisator waar je mee begonnen was.
Als laatste stap je dus altijd naar de organisator en maakt daar een kort praatje mee. En als de organisator meerdere mensen zijn, spreek ze dan ook één voor één apart aan. Je bedankt deze altijd hartelijk voor de goed georganiseerde bijeenkomst. Noem een aantal goede contacten die je hebt gelegd. Biedt altijd iets aan, of vraag of je nu of de volgende keer iets voor de organisator kunt doen.
Het is aan te raden om een half uur voor de eindtijd te beginnen met vertrekken. Die tijd heb je hard nodig, want in korte tijd ga je veel mensen spreken. Je gaat nu op zoek naar de mensen die je hebt gesproken.
Wat je gaat doen is deze personen weer de hand schudden met de mededeling dat je weggaat. En je gaat nog meer zeggen, maar eerst even een probleempje waar je tegenaan gaat lopen. Dat moeten we eerst oplossen. Deze personen, van wie je afscheid van gaat nemen, zijn hoogstwaarschijnlijk nu allemaal in gesprek met anderen. Je zult dus in die gesprekken “in moeten breken”.
Dat moet je zorgvuldig doen. Het gaat tenslotte om de bevestiging van de goede indruk die jij gemaakt hebt. Breek nooit onaangekondigd het gesprek binnen. Het beste wat je kan doen is even zwijgend aansluiten bij de persoon van wie je afscheid wilt nemen en zijn gesprekspartner. Zeg even niets. Zij zien jou echt wel staan en gaan daar op reageren als het hun uitkomt. Komt hen dat niet uit, omdat ze volop in een gesprek zitten, laat dat dan ook zo. Zoek oogcontact met de persoon van wie je afscheid wilt nemen en knik met een blik van begrip en goede verstandhouding en maak een gebaar van afscheid. Dat gebaar kan een handbeweging zijn, denk aan het gebaar van “we bellen” of zonder geluid te maken zeg je “tot ziens”. Vervolgens knik je ook vriendelijk naar de andere persoon en gaat weg.
Als je de persoon van wie je afscheid wilt nemen nu wel kan spreken. Dan komt dat mooi uit. Je hebt nu de kans om een eerste contact te verlengen naar het begin van een relatie. Zo voelt dat ook. Stond je een uur geleden nog voor het eerst kennis te maken met elkaar, is het nu in dit tweede contact net of je elkaar al echt kent. Daarin zit ook de waarde van zorgvuldig afscheid nemen.
Wat je nu gaat doen is de goede indruk die je gemaakt hebt bij jouw gesprekspartner nog een keer bevestigen. Je schudt elkaar de hand. Tijdens het handen schudden noem je zijn naam. Je bevestigt dat je het leuk vond hem gesproken te hebben over een onderwerp dat voor hem belangrijk is. Let op, je herhaalt dus wat voor hem belangrijk is, niet wat jij belangrijk vindt! En je sluit af met bevestiging van de afspraak die je hebt gemaakt. Denk hierbij aan: ik bel je dan, tot ziens op de afspraak, ik mail je, ik stuur je de LinkedIn uitnodiging of tot ziens de volgende keer. Wat dan ook. Waar het om gaat is dat je het contact verlengt met als doel het bouwen van een relatie.
Als er bij het afscheid nemen één of meerdere personen rond jouw gesprekspartner staan, betrek die dan bij jouw afscheid. Als het er één of twee zijn, schud ze de hand, noem de naam als je die op de badge kunt lezen. Noem jouw eigen naam en spreek uit dat je ze de volgende keer graag spreekt. Staan er meer personen? Beperk je dan tot oogcontact en zeg vriendelijk tot ziens tegen het groepje.
Is er ruimte om snel kaartjes uit te wisselen doe dat gerust, maar start geen nieuw inhoudelijk gesprek. Je moet tenslotte binnen een half uur je afscheidsronde gemaakt hebben.
Wat er tijdens jouw afscheidsronde gaat gebeuren is dat je aangesproken gaat worden door nieuwe mensen. Zij hebben jou de hele tijd vanaf de zijlijn gezien.
Zij willen jou graag even spreken al is het maar uit nieuwsgierigheid, want jij bent met iedereen in gesprek en dat trekt aan. Of zij hebben van jouw gesprekspartner de tip gekregen jou even aan te spreken.
Dit zijn potentiële, waardevolle contacten. Hier heb je eigenlijk op zitten wachten. Al jouw zorgvuldige handelen van voorbereiding tot nu bij het afscheid beginnen vruchten af te werpen. Je bent in de wereld beland van optimaal, moeiteloos netwerken. Makkelijker kan niet. Alleen wat nu? Je hebt geen tijd meer! Je bent aan het afronden en je wilt uiterlijk op de eindtijd ook weg zijn. Hoe ga je hier nu mee om?
Wat je allereerst moet doen is deze personen direct alle aandacht geven. Als je in beweging bent, stop je direct. Je richt je tot de persoon. Kijkt deze in alle rust vriendelijk aan en luistert goed wat deze zegt. Voor-kom iedere indruk dat je haast hebt en weg wilt. Geef de persoon alle aandacht en luister goed. Deze persoon zal automatisch beginnen met zichzelf voor te stellen. Vervolgens zal die een reden noemen waarom hij jou aanspreekt. Wees daar direct dankbaar voor en zeg dat ook. Zeg dat je het zeer kan waarderen dat die persoon de moeite neemt om kennis met jou te maken. Dat vind je leuk, ben je blij mee en vind je waardevol. (En dat vind je ook echt leuk, want wat wil je nog meer, zonder enige moeite zelf aangesproken worden op een bijeenkomst waar je een paar uur geleden nog niemand kende).
Stel vervolgens direct de vraag; “wat je voor de persoon in kwestie kunt betekenen”. Ongeacht het antwoord maak je daar een afspraak over, hoe en wanneer daar contact over op te nemen na deze bijeenkomst. Je vraagt om een kaartje, geeft jouw kaartje en je zegt wat je gaat doen voor die persoon. Dat zal meestal iets zijn van, ik bel je, ik mail je, we linken via LinkedIn of misschien zelfs een concrete afspraak.
Vervolgens herhaal je jouw waardering voor deze snelle korte kennismaking, herhaalt wat jij voor de persoon gaat doen en neemt afscheid met een goede handdruk.
Vertrekken doe je altijd rond de eindtijd van het evenement. 15 minuten daarvoor is prima. Blijf na de eindtijd niet hangen. Zoek als laatste altijd de personen op die betrokken zijn bij de organisatie van het evenement. Bedank ze allemaal persoonlijk met een korte motivatie waarom je de bijeenkomst zo goed vond.
Je begint te vertrekken een half uur voor eindtijd. Zorg dat je van alle mensen waarmee je in contact wilt blijven persoonlijk afscheid neemt met een handdruk en een toezegging wat je gaat doen. Kom je in dit laatste half uur met nieuwe mensen in gesprek, houd dat dan kort, maar verleng meteen het contact door een afspraak na deze bijeenkomst. Dat kan zijn per email, telefonisch, LinkedIn of een concrete afspraak om elkaar weer te ontmoeten. Wissel meteen kaartjes uit. Het mooie hiervan is dat je in enkele minuten sneller en makkelijker contacten legt dan de voorgaande uren. Tevens ontstaat er meteen een sneeuwbal effect, want de volgende bijeenkomst kun je meteen weer van start met deze bekende nieuwe contacten.